Workplace Strategy

איך אפשר לצפות מעובד לריכוז ממושך, לפיתוח חשיבה יצירתית, להיות 'ראש גדול' ולעמוד ביעדים אם לא מספקים לו מרחב עבודה נעים ומזמין, המחזק את שביעות רצונו ממקום העבודה ואת תחושת מחויבותו להצלחת הארגון?

כיום ברור לכל מנהל כי המשאב האנושי הוא המשאב החשוב ביותר במקום העבודה - במיוחד בשוק עבודה דינמי. נאמנות למקום העבודה אינה דבר מובן מאליו ואם מעוניינים לשמר את ההון האנושי בארגון, יש לספק לו תנאים נוחים, מפנקים ונדיבים. תנאים אלה לא באים לידי ביטוי רק בשכר ובזכויות סוציאליות (שלעיתים אינם נמצאים כלל בראש סדר עדיפויות העובד), אלא בתכנון של סביבת עבודה נעימה, אסתטית, יעילה ותומכת.

כשהעובד מגיע בשמחה מדי בוקר לעבודתו ונהנה מסביבה המתייחסת לא רק לצרכיו הפונקציונליים והחיוניים למילוי תפקידו, אלא גם לצרכיו החברתיים והנפשיים - שביעות הרצון שלו גדולה הרבה יותר והמוטיבציה שלו להשקיע ולתרום להצלחת החברה עולה באופן משמעותי.

סביבה כזו נוצרת כתוצאה משילוב חכם בין מיתוג החברה, ערכיה, תדמיתה והתפיסה הניהולית של העומדים בראשה לבין צרכי העובדים בשגרת יום עבודה ודפוסי עבודתם.

שיטת WORKPLACE STRATEGY צוברת תאוצה בקרב ארגונים בעולם ומתייחסת לשינוי פנימי עמוק בארגון, תוך הסתכלות גלובלית והבנת היעדים האסטרטגיים שלו לטווח הרחוק. באמצעותה אפשר לתכנן סביבת עבודה אידיאלית המותאמת לצרכי הארגון ועובדיו, לאופי הפעילות העסקית וכן למינוף הצלחתו.

שדרוג סביבת העבודה בארגונים, לרוב, מתרחש כשמעתיקים את המשרד למקום חדש, כשחל שינוי ארגוני כמו מיזוג או התרחבות, וגם בעת חילופי הנהלה, כשהמנהלים החדשים מעוניינים בהתחדשות התואמת את חזונם העסקי. השיטה מבוססת על שיתוף פעולה הדוק עם כל דרגי ההנהלה ועל בירור צרכים מעמיק עם כלל עובדי הארגון.

על פי WORKPLACE STRATEGY תהליך של שינוי ואופטימיזציה של סביבת עבודה מתחיל כבר בשלבים הראשונים של תכנון הקונספט - לעיתים כשעדיין לא נבחר המיקום החדש. התהליך מתחיל בלמידה מעמיקה של הארגון, המבנה, הערכים, המאפיינים הספציפיים ויעדיו האסטרטגיים. הלמידה לא מסתפקת רק במיפוי מדדים כמותיים כמו מחזור מכירות שנתי, ניתוח שלבי תהליך העבודה ותפוקות, אלא בשיתוף הגורם האנושי ובהבנת דפוסי העבודה וצרכיהם של העובדים.

כאשר אלו שמנתחים ומיישמים את שיטת ה-WORKPLACE STRATEGY הם משרדי אדריכלים, אשר מומחים בזיהוי צרכים עכשוויים ועתידיים ובניצול שטח אופטימלי, הרווח לארגון משמעותי הרבה יותר מהרגיל, ועשוי להתבטא, לעיתים, בחיסכון עלויות משמעותי.

על תהליך העבודה

• חקר: צוותי התכנון מתחילים את התהליך בלמידה מעמיקה של הארגון ומבינים את החזון הארגוני.

• אפיון התנהלות: לאחר לימוד הארגון דרך עיני ההנהלה, מתקיים לימוד שגרת החיים היומיומית, תוך הכרות עם דפוסי ומאפייני הפעילות של יום עבודה שגרתי ובחינת ההתנהלות של יום עבודה בארגון. מטרת הצפייה היא לבחון את תחנות העבודה העיקריות ואת היקף התנועה המתבצעת על ידי העובדים, כמו למשל, כמה פעמים ביום הולך העובד למטבחון, באיזה חדרים הוא מבלה את עיקר זמנו, האם וכמה זמן הוא מבלה בשטחים הציבוריים וכדומה.

• דיונים קבוצתיים עם צוותי עבודה (Workshops) אותם ממנים מנהלי המחלקות בארגונים. מטרת השיחות להבין מהעובדים עצמם איפה נעים להם לשבת בארגון, חשיבות האינטראקציה החברתית עבורם וכן, משמעות העבודה בצוותים. האם החדרים בהם הם עובדים או מנהלים ישיבות מאפשרים להם להתרכז, האם יש להם מקום מותאם להתכנסות ולשיח צוותי באמצע היום וכדומה. בתום הדיון מופצים שאלונים בקרב כל העובדים כדי להשיג נתונים מדויקים המייצגים את כלל הארגון.

• הכנת דו"ח ביניים עבור הנהלת הארגון, אשר מתאר ומסביר את המצב הנוכחי ואת הצרכים, שעולים מהשטח. בעקבות ממצאים אלה, מתקבלת החלטה באילו צרכים יש להתמקד וצוות התכנון חוזר לבצע השלמות בהתאם.

• הפקת דו"ח אמפירי מסכם. הדו"ח הכולל תרשימים וטבלאות ומציג באופן ברור את אפיון סביבת העבודה וכיצד ההנהלה והעובדים מעוניינים שהיא תיראה ותתייעל לשביעות רצונם.

• רתימת העובדים: כדי שהתהליך יצליח חשובה מאד רתימת כלל העובדים והפיכתם לשותפים פעילים בשינוי. רצוי לבחון כיצד העובד רואה את חזון החברה ולדאוג להעלאת שביעות רצונו. אחד הגורמים שנמצאו בעלי חשיבות מכרעת על שביעות רצון העובדים היא שביעות רצונו מתנאי סביבת העבודה ואיכות החיים בה.

• עיצוב מדויק למינוף הארגון: חלק בלתי נפרד מתכנון אדריכלי בשיטת WORKPLACE STRATEGY מתייחס גם להיבט העיצובי, אשר מבטא ומדגיש את התדמית הארגונית ואת רוח הערכים כפי שעולים ממיתוג הארגון ומחזונו.

כשעיצוב הפנים תואם את התפיסה הארגונית, את הצרכים ואת היעדים, הדרך להתייעלות עסקית קצרה, נכונה ומדויקת יותר.